Sfaturi pentru munca de la distanță

Creează un spațiu de lucru
Acest spațiu ar trebui să fie interzis colegilor de casă, membrii familiei și copiilor (atât cât este posibil). De asemenea, ar trebui să aibă o conexiune WiFi puternică. Acest lucru ajută la crearea unei bariere fizice între munca și viața personală.

Biroul tău acasă ar trebui să fie locul unde faci cea mai mare parte, dacă nu toată, munca ta. Ideal ar fi să nu folosești acest spațiu în afara orelor de program. Acest lucru te va ajuta să rămâi în modul de lucru când ești la muncă și să-l oprești când e timpul să închizi.

Respectă o rutină
Similar cu un birou acasă, orele de lucru desemnate pot ajuta la menținerea concentrării pe munca când este nevoie. Rutinele reduc stresul și cresc productivitatea prin crearea unui sentiment de control asupra zilei tale. Pentru a respecta o rutină, Dr. Amanda Caplan de la NorthShore University HealthSystem sugerează să:

Decizi ce trebuie să fie în rutina ta
Setează obiective mici
Pregătește un plan
Fii consistent cu timpul
Fii pregătit
Fă-o distractivă
Urmărește-ți progresul
Răsplătește-te

Echilibrul dintre viața personală și cea profesională este crucial, mai ales dacă lucrezi de acasă în mod constant. Angajează-te să respecti o rutină care să ajute la menținerea acestui echilibru.

Profită de momentul maxim de motivație; începe să lucrezi devreme
Primele ore ale zilei sunt momentul în care suntem de obicei cei mai productivi. Un studiu de doi ani a constatat că oamenii își finalizează cel mai des sarcinile în jurul orei 11 dimineața. După aceea, productivitatea scade pe parcursul zilei.

Încearcă să începi munca imediat ce ai terminat rutina de dimineață (micul dejun, duș, cafea etc.). Folosește aceste ore productive pentru a aborda cea mai dificilă sarcină pentru ziua respectivă sau pentru a finaliza mai multe sarcini mici și ușoare.

Evita multitasking-ul
Multitasking-ul este văzut ca o abilitate admirabilă, dar de fapt este dăunător productivității. Conform diferitelor studii, multitasking-ul:

Scade temporar IQ-ul și reduce densitatea materiei cerebrale
Reduce atenția, afectează învățarea și perturbă memoria de lucru
Scade concentrarea și focusul
Împiedică creativitatea și inovația
Dăunează părții creierului responsabilă pentru inteligența emoțională
Crește nivelul de stres și de epuizare
Pentru cei care nu sunt obișnuiți, o opțiune mai bună este să-și organizeze munca în loturi și să creeze spațiu mental pentru lucru profund.

Timpul fragmentat

Timpul fragmentat este atunci când petreci perioade scurte, distrase de timp pe sarcini individuale și treci rapid la altele. Acesta nu este un multitasking clasic și nu te va ajuta să fii productiv. Timpul fragmentat nu îți permite să te concentrezi suficient pe o sarcină pentru a intra în zona de lucru profund.

Gruparea sarcinilor în timp

Potrivit furnizorului de software de productivitate Monday, gruparea sarcinilor în timp este “un sistem de productivitate care ajută indivizii să se concentreze pe un grup de sarcini similare într-un interval de timp dedicat fără întreruperi”.

Pentru a funcționa, grupați sarcinile similare în “mici”, “medii” și “mari”. Sarcinile mici pot necesita aproximativ 15-30 de minute de atenție. Sarcinile care durează până la 2 ore aparțin listei medii. În cele din urmă, lista ta lungă este pentru sarcinile care necesită mai mult de 2 ore.

Timpul nu este singurul factor între listele mici, medii și mari. Luați în considerare sarcinile care necesită cea mai multă putere cerebrală. De exemplu, treizeci de minute de cercetare probabil nu sunt la fel ca treizeci de minute de curățare a căsuței poștale.

După ce ați grupat sarcinile, decideți care este cea mai bună listă pentru a începe, în funcție de programul și concentrarea dvs. Trebuie să vă gândiți la prioritățile dvs.: este mai bine în acel moment să terminați multe sarcini mici sau să lucrați la sarcini mai mari care au un impact mai mare asupra echipei sau organizației dvs.? După ce ați ales, rămâneți la lista respectivă pentru a vă menține motivația și pentru a reduce distragerile.

În ultima perioadă, conceptul de “deep work” a devenit din ce în ce mai popular în discuțiile despre productivitate, datorită cărții scrise de Cal Newport. “Deep work” se concentrează pe capacitatea de a te concentra asupra sarcinilor dificile, care necesită multă putere de concentrare, pentru perioade prelungite de timp, fără a fi distras sau deviat de la acestea.

“Deep work” este similar cu împărțirea sarcinilor în loturi. Împărțiți lista dvs. de sarcini în sarcini profunde și sarcini superficiale. Grupați toate sarcinile profunde în blocuri de 3-4 ore și îndepărtați orice sursă de distragere a atenției astfel încât să vă puteți concentra asupra sarcinilor. Închideți filele browserului, opriți soneria telefonului, nu programați întâlniri și evitați rețelele sociale.

Dacă vi se pare prea mult, puteți împărți “deep work” în perioade mai scurte, susținute pe termen lung. De exemplu, puteți lucra timp de 50 de minute, apoi să luați o pauză de 10 minute. Indiferent de modul în care alegeți să utilizați această tehnică, “deep work” îmbunătățește concentrarea prin dedicarea unor blocuri de timp specifice sarcinilor solicitante.

Luați o pauză
Pauzele sunt la fel de importante pentru productivitate ca și timpul petrecut muncind. De fapt, un studiu a constatat că nea luarea pauzelor reduce productivitatea. Cercetătorii au descoperit că cei care iau pauze frecvente sunt mai productivi și că ritmul ideal de lucru este de 52 de minute de muncă urmat de o pauză de 17 minute. Acest ciclu aproape orar se datorează creșterii și scăderii naturale a activității din creierul nostru.

Să vă îndepărtați de la calculator și să faceți orice este necesar pentru a vă reînnoi concentrarea și energia – fie că este vorba de exerciții fizice, petrecerea timpului cu membrii familiei sau de luat prânzul – vă poate face un muncitor mai bun și poate crește productivitatea. Să vă acordați timp pentru voi înșivă vă va ajuta să rămâneți lucizi și productivi pe parcursul zilei.

Amână sarcinile personale
Este tentant să te ocupi de sarcinile personale atunci când lucrezi de acasă. În fond, mașina de spălat este la câțiva pași distanță. Cu toate acestea, satisfacția pe termen scurt de a finaliza sarcinile imediate nu merită costul pe termen lung al evitării sarcinilor mai importante.

Acest lucru a fost demonstrat și de Jurnalul de Cercetare a Consumatorului, care a publicat un studiu despre efectul de urgență simplă. Conform cercetătorilor, “efectul de urgență simplă documentat în această cercetare încalcă principiul normativ de dominanță – alegerea opțiunilor obiectiv mai proaste decât cele obiectiv mai bune”. Cu alte cuvinte, nu alegem întotdeauna sarcina care este cu adevărat cea mai bună pentru noi. Pauzele sunt importante, dar lasă sarcinile personale pentru pauza de prânz sau când ai terminat de lucrat pentru ziua. Separarea sarcinilor de serviciu de cele personale menține mintea concentrată pe fiecare tip de sarcină atunci când este momentul potrivit. Concentrează-te pe munca la serviciu în timpul programului de lucru și pe viața de acasă când ești în afara programului de muncă.

Încheie ziua închizând programele și filele de lucru
La sfârșitul zilei, este important să treci de la modul de lucru la viața de acasă. Dacă laptopul sau computerul tău este folosit atât pentru sarcini de serviciu, cât și pentru cele personale, închide orice program sau filă legată de muncă. Poți folosi instrumente de productivitate, cum ar fi Toby, pentru a salva întreaga sesiune pentru a o redeschide mai târziu.

De asemenea, poți crește productivitatea salvând filarele necesare pentru sarcinile următoare, inclusiv e-mailurile, documentele, rapoartele, instrumentele online etc.

Menținerea echilibrului între muncă și viața personală în timp ce lucrezi de la distanță

Munca de acasă poate prezenta unele provocări în menținerea unui bun echilibru între muncă și viața personală, dar nu este imposibil. Cu instrumentele, tehnicile și limitele potrivite, poți găsi spațiu și timp pentru a fi productiv fără a permite muncii să invadeze viața ta personală.